Российский интегратор аудиовизуальных решений
<span>+7 (499)</span> 703-35-52

Системы совместной работы

Под системами совместной работы понимают программное и аппаратное решение, позволяющее группе людей взаимодействовать между собой в рамках решения той или иной задачи. Формально к таким системам можно отнести даже обычный телефон или электронную почту, но нас интересует более узкое значение – системы, специально предназначенные для эффективной коммуникации сравнительно больших групп людей.


Предназначение систем совместной работы

Как следует из названия, такие системы обеспечивают совместную работу нескольких человек. Спектр применения систем весьма широк и охватывает такие направления как коллективное обсуждение, демонстрацию презентаций, работу с видеоконференциями. Участники системы могут делиться друг с другом рабочей информацией, вносить правки в открытые для совместного редактирования документы, рецензировать и комментировать материалы. Также системы совместной работы используются для координации работы нескольких отделов компании, мозговых штурмов при решении творческих задач, для управления проектами и для других задач.


Состав систем для совместной работы

Системы совместной работы можно условно разделить на чисто программные и программно-аппаратные. К программным системам можно отнести, например, CRM системы или Web системы для совместной работы, такие как Bitrix24 или TeamLab. К аппаратным решениям относятся Barco ClickShare, Kramer VIA Collage или Crestron AirMedia.

В состав аппаратной части системы входит по сути лишь единый блок управления, осуществляющий коммуникацию всех необходимых устройств. Блок имеет HDMI разъемы для подключения аудио и видеооборудования, LAN-вход, один или несколько COM-портов для управления самим оборудованием, а также модуль Wi-Fi для буспроводного подключения нескольких участников одновременно.

Информация с подключенных устройств поступает на блок управления, а затем выводится на один или несколько дисплеев, проекторов и иных устройств воспроизведения. За согласование всех подключенных устройств, синхронизацию контента, загружаемого с каждого устройства, поддержку различных форматов контента и обеспечение других возможностей совместной работы отвечает программная часть системы.


Возможности

Ключевой возможностью систем совместной работы является принцип BYOD, что расшифровывается как Bring Your Own Device. Чтобы понять все удобство BYOD применительно к совместной работе, достаточно вспомнить, как осуществлялся, к примеру, вывод контента участников на общий экран каких-то 5 лет назад: многочисленные «флешки», медленная синхронизация контента вручную или с использованием различных программных средств, сложности в подключении видеооборудования и т.д.

С приходом концепции BYOD каждый участник совещания просто подключает свое собственное устройство – смартфон или планшетный ПК – и делится контентом с остальными участниками. Система же совместной работы автоматически следит за тем, чтобы информация с устройства каждого участника отображалась на экране и была актуальной. Фактически, система создает своего рода беспроводную сеть всех принесенных устройств, в которой можно без ограничений обмениваться презентациями, медиа-файлами, таблицами и иным контентом. Поддерживается также коммуникация между участниками, а многие решения также предоставляют возможности комментирования или редактирования совместного контента в реальном времени.

Большинство систем совместной работы имеют поддержку всех основных устройств под управлением Windows, Mac, iOS и Android.


Особенности

Несмотря на то, что все аппаратно-программные системы совместной работы относительно легко устанавливаются и настраиваются (в общем-то, для того они и были созданы), при внедрении системы BYOD для совместной работы следует иметь в виду ряд важных нюансов.


Безопасность

Первое, о чем нужно помнить – безопасность информации. Свободное подключение личных устройств к корпоративной сети создает потенциальную угрозу безопасности корпоративных данных. Что еще хуже – в случае утери пользователем своего гаджета, все данные из него, включая аутентификационные данные к корпоративной сети организации, окажутся в чужих руках. Решение состоит в разработке и грамотной реализации политик использования устройств в рамках принципа BYOD.


Совместимость

Аппаратные проблемы с совместимостью в системах совместной работы отсутствуют – все основные моменты давно стандартизованы. Тем не менее, эксперты отмечают возникающие сложности при подключении разных устройств к системе. И это неудивительно: разнообразие устройств, операционных систем и их версий сегодня настолько широко, что ни один производитель не в состоянии обеспечить 200% поддержку всего этого «зоопарка». Решение: квалифицированная настройка системы совместной работы с учетом особенностей именно вашего парка устройств, спектра решаемых задач и других нюансов.


Поддержка всех форматов контента

Несмотря на заявленную поддержку самых разных устройств – смартфонов, планшетов с разными операционными системами – сами мобильные устройства далеко не всегда демонстрируют безоговорочную готовность работать в связке с системами совместной работы. Нередки ситуации, когда на Android передача видео поддерживается, а на iOS – нет. Таблица, хорошо читаемая на планшете, на экране смартфона может превратиться в месиво мелких цифр. В результате есть риск вызвать непонимание между участниками мероприятия, что существенно снизит эффективность коллаборации. Решение заключается в правильном выборе системы и ее настройке.


Назначение

Системы совместной работы на базе принципа BYOD являются вспомогательными. Их нежелательно рассматривать как основной (или вообще единственный) способ обмена контентом или коммуникации внутри компании. Также системы совместной работы не предназначены для использования в масштабных мероприятиях типа конференций, хотя некоторые производители и заявляют о таких возможностях. Дело в том, что в таких системах практически отсутствуют возможности администрирования и упорядочивания публикуемого контента, что в условиях конференции быстро превратит экран презентации в неуправляемый хаос. Решение: следует понимать, что сфера использования систем совместной работы – слаженный и относительно небольшой коллектив (до 64 человек) коллектив, в котором процесс обсуждения отлажен и заранее обговорен.


Заключение

Принцип BYOD в целом и системы совместной работы в частности позволяют вывести продуктивность обсуждений в компании на новый уровень. Стоимость внедрения таких систем сравнительно невысока, а в случае полномасштабного перехода организации на концепцию BYOD скажется и существенная экономия на оборудовании. Вместе с тем стоит помнить, что в каждом индивидуальном случае имеются свои нюансы, поэтому стоит доверить интеграцию систем совместной работы в вашей компании профессионалам.