Помещение, в котором проводятся совещания, конференции и иные формы взаимодействия, в том числе интерактивные, называется залом совещаний. Зал для совещаний нужен любой организации, где требуется коллективное обсуждение важных вопросов. При этом в зависимости от формата обсуждения, численности участников, спектра решаемых в зале задач и способов представления информации в ходе обсуждения меняется и необходимое оснащение этого помещения. Эта статья поможет понять, как именно следует оборудовать зал для совещаний, а также какие виды работ потребуются в процессе.
Задачи залов для совещаний
Как следует из названия, основное мероприятие, проводимое в зале совещаний, – это как раз совещания. Между тем, под этим простым словом может скрываться множество различных форматов общения, требующих тех или иных специализированных технических средств.
Наиболее распространенными форматами совещаний являются следующие:
Доклады и лекции В этом формате участники совещания заслушивают выступления докладчиков, возможно, сопровождающиеся показом мультимедийных материалов, презентаций. Очевидно, в этом случае задача оснащения зала совещаний – обеспечить четкую передачу голоса докладчика, чтобы информация легко воспринималась всеми присутствующими. Не менее важно правильно выбрать оборудование для отображения визуальной информации – видеостены, проекционные экраны и т.д. У присутствующих будут вопросы к докладчику, поэтому места участников должны быть оснащены микрофонными пультами.
Круглые столы В этом формате общение не имеет четкого вектора: каждый участник может обратиться к любому другому или ко всем сразу. Здесь также крайне важно обеспечить точную передачу речи. Однако в отличие от иных форматов общения в зале совещаний, во время круглого стола каждый участник может играть роль докладчика, следовательно, необходим способ локализации каждого присутствующего в зале и отображения его на экране в реальном времени. Таким образом участники обсуждения смогут видеть, кто сейчас выступает, не оглядываясь по сторонам.
Конференция Формат конференции чем-то схож с докладом, однако подразумевает больший интерактив. Кроме того, конференции часто модерируются: председатель или ведущий берет на себя представление докладчиков, направление дискуссии в нужное русло, соблюдение очередности выступлений. Очевидно, задачей зала совещаний в этом случае является расширение интерактивных возможностей участников. Оснащение помещения может потребовать видеоконференцсвязь, интерактивные доски, системы голосования, а если конференция – международная, то и технические средства для синхронного перевода на другие языки. Материалы конференции может потребоваться записать, для чего оборудование зала совещаний должно предусматривать соответствующие средства.
Конечно, чаще всего помещение зала для совещаний совмещает признаки всех вышеперечисленных форматов, являясь универсальным местом для обсуждения самых разных вопросов: проведение собраний, совещаний, голосований, просмотр интерактивных и мультимедийных материалов и презентаций, проведение обсуждений в открытом формате, деловые переговоры, оперативные заседания.
Проектирование зала совещаний следует начинать с определения круга решаемых в этом помещении задач и формата мероприятий, проводимых в нем. Тем не менее, существуют общие современные тенденции и кейсы, применяемые в большинстве подобных помещений.
