Системы совместной работы. BYOD - Bring Your Own Device.

Под системами совместной работы (BYOD) понимают аппаратное решение, позволяющее группе людей одновременно взаимодействовать между собой в рамках решения той или иной задачи. Участники мероприятия с помощью своих собственных устройств, будь это его личный ноутбук, планшет или даже смартфон, могут рецензировать и комментировать материалы, демонстрируемые на общем экране и делиться друг с другом рабочей информацией.

В состав системы входит по сути лишь единый блок управления, осуществляющий коммуникацию всех подключённых устройств. Соединение с блоком осуществляется по беспроводной связи с помощью интерактивной кнопки, подключенной по usb-интерфейсу, или с помощью специального приложения. При нажатии на кнопку экран вашего рабочего стола или же фрагмент изображения мгновенно выводится на общий экран. Система не требует установки драйверов и прав доступа администратора.




Основные осбенности

Ключевой возможностью систем совместной работы является принцип BYOD, что расшифровывается как Bring Your Own Device - Принеси свое собственное устройство. Чтобы понять все удобство BYOD применительно к совместной работе, достаточно вспомнить, как осуществлялся, к примеру, вывод контента участников на общий экран каких-то 5 лет назад: многочисленные «флешки», медленная синхронизация контента вручную или с использованием различных программных средств, сложности в подключении видеооборудования и так далее.

С приходом концепции BYOD каждый участник совещания просто подключает по беспроводной сети собственное устройство – смартфон или планшетный ПК – и делится контентом с остальными участниками. Фактически, система создает своего рода беспроводную сеть всех принесенных устройств, в которой можно без ограничений обмениваться презентациями, медиа-файлами, таблицами и иным контентом. Поддерживается также коммуникация между участниками, а многие решения также предоставляют возможности комментирования или редактирования совместного контента в реальном времени.

Несмотря на то, что все системы совместной работы относительно легко устанавливаются и настраиваются (в общем-то, для того они и были созданы), следует иметь в виду ряд важных нюансов.


Безопасность

Первое, о чем нужно помнить – безопасность информации. Свободное подключение личных устройств к корпоративной сети создает потенциальную угрозу безопасности корпоративных данных. Что еще хуже – в случае утери пользователем своего гаджета, все данные из него, включая аутентификационные данные к корпоративной сети организации, окажутся в чужих руках. Решение состоит в разработке и грамотной реализации политик использования устройств в рамках принципа BYOD.


Совместимость

Аппаратные проблемы с совместимостью в системах совместной работы отсутствуют – все основные моменты давно стандартизованы. Тем не менее, эксперты отмечают возникающие сложности при подключении разных устройств к системе. И это неудивительно: разнообразие устройств, операционных систем и их версий сегодня настолько широко, что ни один производитель не в состоянии обеспечить 200% поддержку всего этого «зоопарка». Решение: квалифицированная настройка системы совместной работы с учетом особенностей именно вашего парка устройств, спектра решаемых задач и других нюансов.


Поддержка всех форматов контента

Несмотря на заявленную поддержку самых разных устройств – смартфонов, планшетов с разными операционными системами – сами мобильные устройства далеко не всегда демонстрируют безоговорочную готовность работать в связке с системами совместной работы. Нередки ситуации, когда на Android передача видео поддерживается, а на iOS – нет. Таблица, хорошо читаемая на планшете, на экране смартфона может превратиться в месиво мелких цифр. В результате есть риск вызвать непонимание между участниками мероприятия, что существенно снизит эффективность коллаборации. Решение заключается в правильном выборе системы и ее настройке.


Назначение

Системы совместной работы на базе принципа BYOD являются вспомогательными. Их нежелательно рассматривать как основной (или вообще единственный) способ обмена контентом или коммуникации внутри компании. Также системы совместной работы не предназначены для использования в масштабных мероприятиях типа конференций, хотя некоторые производители и заявляют о таких возможностях. Дело в том, что в таких системах практически отсутствуют возможности администрирования и упорядочивания публикуемого контента, что в условиях конференции быстро превратит экран презентации в неуправляемый хаос. Решение: следует понимать, что сфера использования систем совместной работы – слаженный и относительно небольшой коллектив (до 64 человек) коллектив, в котором процесс обсуждения отлажен и заранее обговорен.